¿Cómo iniciar un proyecto de automatización de procesos documentarios en su organización?
Antes de iniciar un proyecto, debería hacerse estas 10 preguntas:
2. ¿Qué tareas realizan las personas implicadas en este proceso?
3. ¿Cómo se realiza actualmente esta tarea?
4. ¿Cómo ayuda esta tarea a la empresa?
5. ¿Con qué frecuencia debe realizarse esta tarea?
6. ¿Quién tiene que saberlo y cuándo?
7. ¿Quién tomará las decisiones al respecto y qué hará: aprobar o rechazar envíos, documentar cambios o ambas cosas? (La respuesta puede ayudarle a decidir si el flujo de trabajo debe automatizarse internamente o si debe enviarse a un tercero para su aprobación.
8. ¿Quién debe recibir los documentos?
9. ¿En qué fase se encuentra el documento y a dónde debe ir después?
10. ¿Qué aplicaciones se utilizan para el almacenamiento de documentos, si es que hay alguna?
Automatización de procesos documentales: ¿qué sectores la utilizan?
El sector bancario y financiero es pionero en la automatización de procesos documentales. Sus procesos son muy manuales y necesitan ser racionalizados para ser más eficientes. Por ello, han adoptado soluciones de gestión y automatización de procesos documentales antes que cualquier otro sector. Sin embargo, ahora no es sólo el sector bancario y financiero el que utiliza herramientas de automatización de procesos documentales. Cada vez más empresas de todos los sectores, desde el comercio minorista hasta el comercio electrónico, las utilizan para mejorar los procesos empresariales. Estas son las principales industrias que se aprovechan de esta tecnología:
1. La banca y las finanzas
2. Viajes
3. Gobierno y sanidad
4. Comercio minorista y electrónico
5. Industria manufacturera y sectores de servicios de fabricación
6. Servicios de comunicación y consultoría de gestión – incluyendo empresas de asesoramiento financiero, corredores de bolsa, gestores de fondos, etc.
7. Sector farmacéutico y sanitario
8. Sectores industriales – como servicios de minería y fabricantes de equipos de minería, industrias y empresas de venta de productos envasados, refinerías de petróleo