Un proyecto de automatización de procesos documentarios bien estructurado puede comenzar con el objetivo de mejorar la productividad de su empresa. Tiene que identificar exactamente lo que quiere conseguir con esta iniciativa y averiguar cuál es la mejor manera de conseguirlo

Antes de empezar a introducir una solución de este tipo en su empresa, debe dedicar algún tiempo a comprender las necesidades de los interesados y sus requisitos en general. Ahora que ha definido qué tareas deben automatizarse, es el momento de decidir qué flujos de trabajo pueden automatizarse y cuáles deben ser manuales. Tendrá que determinar si las tareas manuales tendrán algún paso necesario (como la aprobación), y estimar cuánto tiempo lleva cada paso para cada flujo de trabajo.

1. ¿Cuál es el objetivo de esta tarea?
2. ¿Qué tareas realizan las personas implicadas en este proceso?
3. ¿Cómo se realiza actualmente esta tarea?
4. ¿Cómo ayuda esta tarea a la empresa?
5. ¿Con qué frecuencia debe realizarse esta tarea?
6. ¿Quién tiene que saberlo y cuándo?
7. ¿Quién tomará las decisiones al respecto y qué hará: aprobar o rechazar envíos, documentar cambios o ambas cosas? (La respuesta puede ayudarle a decidir si el flujo de trabajo debe automatizarse internamente o si debe enviarse a un tercero para su aprobación.
8. ¿Quién debe recibir los documentos?
9. ¿En qué fase se encuentra el documento y a dónde debe ir después?
10. ¿Qué aplicaciones se utilizan para el almacenamiento de documentos, si es que hay alguna?

Hay una serie de factores que influyen en la forma de enfocar estos proyectos, como saber qué tecnología ya se está usando en el proceso y cómo están funcionando los procesos empresariales actuales. Es esencial hacer un análisis exhaustivo de las deficiencias antes de comenzar una iniciativa para determinar dónde debe automatizarse el proceso y dónde será mejor mantener los controles manuales.

El sector bancario y financiero es pionero en la automatización de procesos documentales. Sus procesos son muy manuales y necesitan ser racionalizados para ser más eficientes. Por ello, han adoptado soluciones de gestión y automatización de procesos documentales antes que cualquier otro sector. Sin embargo, ahora no es sólo el sector bancario y financiero el que utiliza herramientas de automatización de procesos documentales. Cada vez más empresas de todos los sectores, desde el comercio minorista hasta el comercio electrónico, las utilizan para mejorar los procesos empresariales. Estas son las principales industrias que se aprovechan de esta tecnología:

1. La banca y las finanzas
2. Viajes
3. Gobierno y sanidad
4. Comercio minorista y electrónico
5. Industria manufacturera y sectores de servicios de fabricación
6. Servicios de comunicación y consultoría de gestión – incluyendo empresas de asesoramiento financiero, corredores de bolsa, gestores de fondos, etc.
7. Sector farmacéutico y sanitario
8. Sectores industriales – como servicios de minería y fabricantes de equipos de minería, industrias y empresas de venta de productos envasados, refinerías de petróleo

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