1. Recepción de la factura: Al adquirirse bienes o servicios, la empresa recibe una factura física o electrónica que contiene información como nombre del artículo, montos, etc.
2. Revisión del detalle de la factura: En ella se encontrarán datos como el nombre del proveedor, fecha, montos, número de artículos adquiridos, entre otros.
3. Actualización y validación de los registros: Estos deben completarse en función a los valores contenidos en las facturas recibidas y pueden requerir aprobaciones y consultas con sistemas internos. De ser facturas físicas, se almacenan en el lugar correspondiente.
4. Realización de Pago: Todos los pagos realizados al proveedor dentro de la fecha de vencimiento establecida. Se requiere una serie de documentaciones como contar con las órdenes de compra, datos de cuenta bancaria, entre otros.

Este proceso que generalmente es manual, trae consigo una serie de costos que no suelen reflejarse en reportes financieros, pero que afectan directamente a la productividad, eficiencia y clima laboral de los colaboradores.

Por solo nombrar algunos, tenemos:

1. Errores en el ingreso de datos

Este es uno de los errores más frecuentes en Cuentas por Pagar. Al realizarse una digitación manual, es común que ocurran errores como olvidarse de un dato, confundir un número o escribir de forma incorrecta un valor.

2. Errores de concordancia con lo recibido

Realizar la validación de lo adquirido con lo entregado, puede llevar a una función detectivesca al equipo contable. Utilizando tiempo para investigar entre la documentación recibida y generada si lo adquirido va acorde con lo entregado.

3. Traspapeleos o extravíos

Al tener toda la información sin un orden establecido y, siendo enviada hacia diferentes personas, los procesos pueden quedar truncos al ocurrir pérdidas de documentos físicos o correos que simplemente no se leyeron e ignoraron producto del día a día laboral.

4. Pago de productos y servicios no recibidos

Al no contar con visibilidad total del proceso, puede ocurrir que los pagos a los proveedores se realizan antes de recibir lo acordado. Esto ocurre cuando los funcionarios realizan aprobaciones rápidas tan pronto las reciben para evitar cuellos de botella que, por el contrario, pueden complicar la situación.

5. Compras no autorizadas

Las empresas tienen reglas sobre el tipo de compras que se pueden realizar, incluyendo parámetros como montos. No obstante, dependiendo del sistema que se utilice, estas compras no autorizadas pueden ocurrir con mayor frecuencia.